O ambiente de trabalho pode apresentar riscos aos colaboradores das empresas, pois existe a possibilidade de acontecer acidentes ou exposição prolongada aos fatores de risco. Então, o controle dos locais deve ser realizado por profissionais da segurança do trabalho com base nos documentos de saúde e segurança do trabalho.
Muitos desses documentos são exigidos pela legislação brasileira através das Normas Regulamentadoras.
Esses papéis têm o objetivo de comprovar as condições de exposição dos colaboradores quando da execução de suas atividades, além de ajudar na prevenção e no controle dos ambientes de trabalho.
Por esse motivo, os documentos de saúde e segurança do trabalho devem ser mantidos atualizados e arquivados de forma correta. Assim, eles estarão disponíveis em casos de fiscalizações, evitando-se quaisquer problemas judiciais.
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Como fica a guarda dos documentos de saúde e segurança do trabalho?
A Portaria Nº 211/2019 dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho. A portaria torna obrigatória a guarda eletrônica dos registros de SST já a partir de 2021.
A assinatura digital tem como consequência o uso digital desses documentos. O que se traduz em uma mudança muito interessante para a área de segurança do trabalho.
Mas convenhamos que essa mudança para a guarda eletrônica já era esperada. Com a Lei 13787/2018 sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de pacientes, seria apenas uma questão de tempo para que isso chegasse a outras áreas da saúde ocupacional.
Se considerarmos que a tendência mundial é o uso cada vez menor de papel, é claro que isso incluiria também a segurança e saúde no trabalho. Era só uma questão de tempo e o tempo chegou.
Mas calma! Isso não significa que os documentos impressos estão proibidos. Eles podem ser utilizados, porém os documentos obrigatórios são em PDF.
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Assinatura digital dos documentos de saúde e segurança do trabalho
A assinatura digital substitui a assinatura em documentos físicos. Graças às inovações tecnológicas, foi possível substituir os arquivos em papel para arquivos no ambiente digital e surgiu, então, a necessidade de torná-los igualmente válidos. Isso é possível com a assinatura digital.
Em termos jurídicos, a assinatura digital é válida no Brasil desde 2001. Agora, a grande facilidade é que, para a assinatura de um contrato, por exemplo, todas as partes envolvidas não precisam se deslocar para assinar o documento.
Como funciona essa assinatura digital?
É necessário ter um certificado digital próprio antes do início de seu uso. O ICP-Brasil que é a autoridade que regula e supervisiona a questão de assinatura digital e certificados no Brasil é que viabiliza a emissão de certificados digitais pelos cidadãos.
Com esse certificado, quando uma pessoa assina um documento digitalmente, essa assinatura será associada somente ao dono do respectivo certificado.
É importante lembrar que assinatura digital e assinatura digitalizada são completamente diferentes. A assinatura digitalizada é tão somente uma assinatura manuscrita que é escaneada e posteriormente digitalizada. Ela pode ser facilmente falsificada e facilmente questionada no âmbito jurídico quanto à sua autenticidade.
Já a assinatura digital, como vimos, possui previsão legal (MP nº 2.200-2/2001), desde que sejam atendidos todo o conjunto de normativos da ICP-Brasil, que trata dessas assinaturas no território nacional.
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Quais são os documentos de saúde e segurança do trabalho com assinatura digital obrigatória?
Todos os documentos relacionados, a seguir, deverão possuir assinatura digital e estar em PDF, conforme determina o artigo 1 da portaria mencionada anteriormente:
- PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional;
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos;
- PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil;
- PPR – Programa de Proteção Respiratória;
- ASO – Atestado de Saúde Ocupacional;
- PGSSMTR – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural;
- AET – Análise Ergonômica do Trabalho;
- PRR – Plano de Proteção Radiológica;
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Como podemos observar, praticamente todos os documentos de saúde e segurança do trabalho estão previstos e deverão obedecer a guarda digital. Todos esses certificados e registros devem ser assinados seguindo o padrão ICP-Brasil, conforme já mencionamos.
Já o arquivo eletrônico que contém o documento precisa estar no formato PDF (Portable Document Format), com qualidade padrão PDF/A-1 documentado na ABNT NBR ISO 19005-1. O padrão de assinatura digital para documentos PDF é o PAdES.
É possível verificar se a assinatura digital que consta em um documento está em conformidade com as exigências do ICP-Brasil, através desse link verificador do governo. O serviço é gratuito e disponibilizado pelo ITI.
Prazos para adequação aos documentos digitais
Existem prazos para que as empresas possam se adequar, o que é comum em toda obrigação legal. Veja, a seguir, as datas determinadas:
O artigo 3º da Portaria estabelece: A forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos prevista no art. 1º é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência desta Portaria:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas (ME) e microempreendedores individuais (MEI);
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte (EPP); e
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.
Vale lembrar que a Portaria foi publicada em 11/04/2019. Ou seja, o primeiro prazo já chegou.
- 1º Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
- 2º A situação mencionada no § 1º deste artigo será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.
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Quais são as vantagens da assinatura digital?
Várias são as vantagens da assinatura digital nos documentos de saúde e segurança do trabalho. Conheça aqui:
- Economia de impressão – Apenas o fato de não ser mais obrigatório os documentos físicos por si só representa uma economia considerável de impressão e material. Além disso, é possível implantar uma filosofia paperless (ou seja, sem papel), sendo ecologicamente mais correto na sua empresa.
- Facilidade de organização de documentos digitais – A pronta localização e recuperação dos arquivos já é uma grande vantagem. Soma-se a isso a economia de espaço para a guarda desses documentos, que, muitas vezes, precisam de 20 anos de armazenamento.
- Compartilhamento imediato – Nesse contexto, os documentos de saúde e segurança do trabalho são compartilhados via internet. O que agiliza todo o fluxo de assinaturas dos envolvidos e o compartilhamento seja com clientes, colaboradores, fornecedores, fiscalizadores e outros, otimizando o fluxo operacional.
- Segurança – Uma assinatura digital oferece mais segurança do que uma assinatura eletrônica, pois a mensagem codificada em uma assinatura digital identifica o signatário e o vincula a um documento gravado em particular. Dessa forma, qualquer sinal de que alguém adulterou ou alterou um documento após assiná-lo pode ser facilmente detectado.
- Validade legal – As assinaturas digitais fornecem autenticidade e garantem que a assinatura seja verificada, com validade legal em qualquer tribunal.
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