Já ouviu falar em ficha de entrega de EPI? Sabe por que sua empresa precisa desse documento? Neste conteúdo, vamos explicar sobre esses equipamentos de proteção e como funciona essa ficha.
Antes de mais nada, vamos entender um pouco melhor sobre o cenário do EPI nas organizações. Vale lembrar que os ambientes de trabalho, muitas vezes, possuem riscos, dependendo das atividades executadas.
Na busca de tornar esses locais seguros para os colaboradores, várias ações são tomadas como treinamentos, desenvolvimento de procedimentos, instalação de equipamentos de proteção coletiva, entre outras medidas.
Importância do equipamento de proteção individual
Quando não se consegue eliminar os riscos totalmente, entram em cena os equipamentos de proteção individual. O Equipamento de Proteção Individual (EPI) faz parte da rotina de muitas empresas.
Dessa forma, colaboradores dos mais diversos segmentos o utilizam rotineiramente como na construção civil, indústrias de forma geral, construção naval, laboratórios, hospitais, entre outros, e daí vem a sua importância.
A adoção do Equipamento de Proteção Individual correto não é uma tarefa simples, pois exige a avaliação detalhada dos riscos ocupacionais, a avaliação de sua intensidade (por exemplo nos riscos físicos) ou a determinação de sua concentração (como no caso dos agentes químicos).
As exigências e obrigatoriedades relacionadas aos Equipamentos de Proteção Individual estão descritas na Norma Regulamentadora 6 (NR-6) do Ministério da Economia.
A empresa é obrigada a fornecer o Equipamento de Proteção Individual para toda e qualquer atividade que apresente algum risco à segurança e à saúde do colaborador e que não pode ser totalmente controlado/eliminado. Por outro lado, o colaborador tem a obrigação de fazer uso do EPI que lhe foi fornecido para sua proteção.
Para a organização garantir o cumprimento dessa exigência da legislação, é muito importante que cada EPI fornecido seja registrado adequadamente. Ou seja, é necessário que se estabeleça um controle de todo EPI fornecido ao colaborador para comprovação diante de questões trabalhistas futuras.
A melhor forma de se fazer isso é com a adoção da ficha de entrega de EPI.
O que é e como funciona a ficha de entrega de EPI?
Sabemos que existem diversos ambientes de trabalho em que o uso do EPI é obrigatório. Nesse sentido, para proteger o colaborador durante as tarefas profissionais, é preciso fornecer o equipamento correto, como vimos anteriormente.
Leitura recomendada: Conheça os principais tipos de EPIs
Mas, além disso, é extremamente importante documentar a entrega do EPI. A ficha de EPI é o documento em que deverão ser registrados todos os equipamentos entregues para o colaborador realizar o seu trabalho.
Dessa maneira, fica garantido que o profissional recebeu todos os EPIs necessários para sua proteção no exercício de suas atividades e fica comprovado também que a empresa cumpriu com sua obrigação legal.
Como fazer a ficha de entrega de EPI
A ficha de entrega de EPI é um documento obrigatório e deve ser preenchida pelo funcionário na hora do recebimento de cada equipamento.
Cada colaborador deve ter a sua ficha individual, no qual deverão constar todos os EPIs fornecidos, com sua data de entrega, devolução (no momento da troca) e assinatura. Dessa forma, esse documento é uma forma de controlar e monitorar o uso desses materiais por parte dos trabalhadores.
Leitura recomendada: Como garantir o controle de EPI na sua empresa
O que deve constar na ficha de entrega de EPI?
Cada empresa desenvolve a ficha de acordo com suas necessidades. Porém, segue abaixo uma sugestão para estruturação deste documento.
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Cabeçalho
Pode constar a identificação da empresa, logotipo e a identificação do documento (Ficha de Entrega de EPI; Termo de Entrega de EPI etc.) e o número da ficha.
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Informações do funcionário
Nome do funcionário, função, setor, data de admissão e data de demissão e outras informações que julgar de interesse.
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Informações sobre o EPI fornecido
Nome e modelo do EPI, número do CA (Certificado de aprovação), descrição do equipamento, quantidade entregue, data da retirada e data da devolução.
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Termo de compromisso do colaborador
O texto deve conter o termo de compromisso do funcionário com o recebimento dos equipamentos, além da responsabilidade pela guarda, higienização e conservação, e de seu comprometimento para devolução dos EPIs com defeitos ou que apresentem desgastes naturais da utilização.
Além disso, deve constar a declaração do conhecimento das medidas disciplinares a serem tomadas por parte da empresa, caso o colaborador não fizer o uso dos equipamentos de segurança.
Exemplo – Declaro ter recebido da empresa XXXXXXX os Equipamentos de Proteção Individual abaixo discriminados e o devido treinamento de como usá-los corretamente e conservá-los, ficando obrigado a usá-los nas atividades por mim executadas, sob pena de ser punido por ato faltoso, com base na legislação vigente. Estou ciente que os EPIs citados estão sob minha responsabilidade durante todo o período que os mesmos forem necessários à execução dos serviços e que conheço o disposto nas Normas Regulamentadoras.
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Data e assinatura
Ao lado de cada EPI fornecido, deverá conter a data e a assinatura do colaborador para confirmação do recebimento. Dessa maneira, será possível ter um histórico dos EPIs fornecidos pela empresa a esse funcionário
É importante salientar que a ficha de entrega de EPI deve ser preenchida corretamente e sempre na presença do profissional. Também deve ser observado o estado desse documento, de forma a preservá-lo para apresentação se for requisitado em casos de fiscalização para comprovação dos equipamentos fornecidos pela empresa.
Principais finalidades da ficha de entrega
A ficha de entrega de EPIs tem finalidade tanto administrativa como legal. Em questão administrativa, a ficha de EPI pode fornecer informações como:
- Período médio de troca de um determinado EPI;
- Controle de entrega dos EPIs para todos os trabalhadores;
- Necessidade de realizar troca por desgaste natural dos EPIs;
- Controle de estoque desses equipamentos.
Já, na questão legal, a Ficha de EPI é um dos principais documentos cobrados quando ocorre uma auditoria por parte dos fiscais do trabalho.
Neste caso, o fiscal irá conferir se os trabalhadores receberam realmente os EPIs necessários para as atividades desenvolvidas e quando foi realizada a troca dos mesmos. Além disso, ele verificará se o preenchimento está correto e se todas as informações necessárias estão contempladas no documento.
Na situação hipotética de um colaborador contestar por exemplo, uma indenização por insalubridade na justiça, a ficha de EPI poderá comprovar que a empresa forneceu os devidos EPIs e que efetuava todas as trocas necessárias, garantindo que a organização não sofra multas e prejuízos legais.
Leitura recomendada: Conheça as principais multas envolvendo a segurança do trabalho
Como guardar as fichas de EPIs depois de completas?
As fichas de EPI podem ser mantidas na pasta pessoal do funcionário. É um meio seguro e prático para se ter agilidade no acesso quando necessário. Dessa forma, enquanto os demais documentos do empregado permanecerem na pasta, a ficha será mantida lá também.
Algumas empresas adotam um tipo de livro ou caderno. Dessa forma, todas as fichas dos funcionários do setor ou empresa ficam juntas, sendo também um jeito prático e seguro de se manter o documento.
As fichas também podem ser mantidas em sistema eletrônico. Porém, deve-se fazer um backup dos arquivos periodicamente para que os mesmos não sejam perdidos em caso de problemas com o equipamento em que os documentos estão sendo mantidos.
E se a empresa não quiser adotar esse controle?
Já dissemos aqui que esse controle é uma exigência legal e, nessa situação, a empresa estará descumprindo a legislação e poderá ser punida em caso de fiscalização.
Veja o que diz o item 6.6.1 da Norma Regulamentadora 6:
6.6.1 – Cabe ao empregador quanto ao EPI:
- h) registrar o seu fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.
Então, caberá à empresa o pagamento das multas devidas, gerando desgastes desnecessários, além de impactos em sua imagem.
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Agora que você já sabe o quanto a ficha de entrega de EPI é um documento importante e de grande valia para a empresa, verifique na sua empresa como está esse processo e aproveite para fazer as correções necessárias, deixando a “casa” organizada.
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ola, gostria de saber se essas fichas de EPIS tem que ser renovada todos os anos?
ou se feita na entrada do funcionário ja basta’
Prezada Aline,
A Ficha de EPI é um documento, onde devem ser registrados todos os EPIs que foram fornecidos ao colaborador, durante todo o tempo em que este trabalhou na empresa, desde o início das suas atividades até quando sair da empresa. Ou seja, é um processo contínuo de controle de entrega de EPIs ao colaborador, que garantirá que a empresa cumpriu com essa obrigatoriedade legal.
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Bom dia! gostaria de obter informação quanto ao enquadramento legal da ficha de entrega de epi onde buscar que tem que colocar o CA do Epi, pois estou com problema com empresa que nao quer apresentar
Prezado Paulo,
A Ficha de entrega de EPI é o documento que comprova o fornecimento do EPI ao colaborador. Esse documento é imprescindível em eventuais processos trabalhistas contra a empresa, para a defesa da mesma.
Portanto, quanto mais completas forem as informações, maiores serão as chances da empresa.
O número do Certificado de Aprovação do MTE, conhecido como C.A. tem que ser registrado na ficha. Ele é a identidade do EPI. Em uma perícia de insalubridade, ele é mais importante do que a própria descrição do EPI e sem ele não será possível garantir que o EPI fornecido é adequado ao risco e portanto a defesa da empresa ficará prejudicada.
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Boa tarde, NR 06 – Item 6.2 O equipamento de proteção individual, de fabricação nacional ou importado, só poderá ser
posto à venda ou utilizado com a indicação do Certificado de Aprovação – CA, expedido pelo órgão
nacional competente em matéria de segurança e saúde no trabalho do Ministério do Trabalho e
Emprego
BOM DIA, AS FICHAS DE EPI PODEM SER REGISTRADAS PORMEIO DE PLAINILHAS NO EXCEL, OU OBRIGATORIAMENTE TEM QUE SER ASSINADAS PELO FUNCIONARIO DE ALGUMA FORMA, NO CASO EM QUESTÃO, ELAS SAO PREENCHIDAS COM OS DADOS DO FUNCIONARIO E ARMAZENADAS SEPARADAMENTE POR NOME E PROFISSÃO.
Prezado Jhon Herbert,
As fichas de controle de entrega de EPI, tem como objetivo provar que a empresa forneceu o equipamento ao colaborador e que este o recebeu, daí a importância da assinatura do mesmo. De qualquer maneira, sugiro que você consulte o jurídico da empresa, para verificar a melhor forma de comprovação, em caso de processos trabalhistas.
De acordo com a NR-06 cabe à organização em relação ao EPI, registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico, lembrando ainda que sistema eletrônico, para fins de registro de fornecimento de EPI, caso seja adotado, deve permitir a extração de relatórios.
Em relação à forma de armazenamento, quando de documento físico, o mesmo poderia ser mantido junto com os documentos que comprovam os treinamentos realizados pelo colaborador, em relação ao uso correto dos EPIs.
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Olá eu gostaria de saber se eu como funcionário sou obrigado a assinar o documento de EPI com data passada sem minha cópia do documento,se a empresa trazer o documento a cada 3 ou 4 meses,no caso eu não assinei o documento por esses motivos e o supervisor junto com o segurança do trabalho me aplicaram a suspensão de 3 dias e ainda falaram que vão fazer outra se eu não assinar é justa causa? obrigado!
Prezado Rafael,
A Norma Regulamentadora 06, estabelece que:
Item 6.5.1 Cabe à organização, quanto ao EPI,
…..
d) registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico.
A comprovação da entrega só é efetivada quando a empresa entrega o EPI e o funcionário ateste o recebimento através da assinatura, a depender da forma adotada pela empresa para esse registro.
A legislação não estabelece a forma que a empresa deve adotar para a confirmação da entrega do EPI, e nesse sentido, entendemos que possa ser feito de várias maneiras, a saber:
(I) A cada entrega, já formaliza o Recibo com a assinatura do empregado e, podendo ou não, entregar uma via para o empregado, também, devidamente assinada por ele;
(II) Por quinzena – conforme haja a troca de EPIs;
(II) Por mês – conforme haja a troca/reposição dos EPIs.
O período que a empresa adota para certificação pelo empregado do recebimento do EPI é de livre escolha do empregador, faz parte do poder de direção da empresa.
E, em tendo o trabalhador recebido os EPIs e se negar a assinar os recibos, entendemos que pode ser suspenso por insubordinação, e, reincidindo na conduta, ser dispensado por justa causa.
Vale lembrar que para a comprovação da entrega de EPIs também se exige a comprovação dos treinamentos quanto à utilização correta, estabelecimento de procedimentos específicos para a higienização, manutenção periódica e substituição de EPI e tendo que informar aos empregados envolvidos.
Se a empresa entregou os EPIs e se o funcionário os recebeu, qual seria a justificativa para não assinar o documento?
Att,
Eu trabalhei em uma empresa durante 7anos,quando eu saí me deram muitas folhas com datas e descrição de alguns EPIs alegando que ficou sem assinar ,não vi maldade no dia,assinei.
Meu advogado me apresentou as fichas que assinei com datas que nem estava lá, e de um funcionário responsável pelas entregas que trabalhou 1 ano antes da minha saída assinar minhas fichas desde quando eu entrei,sendo que não é verdade, o ano que entrei esse responsável não trabalhava na empresa.ele assinou desde o primeiro ao último EPI que recebi ele tinha apenas um ano de empresa antes deu sair.pode?
Prezada Nina, bom dia!
Essa situação descrita por você, realmente parece apresentar uma inconsistência, porém os fatos devem ter provas consistentes, e acredito que nesse sentido, o seu advogado saberá como agir e tomar as providências cabíveis.
Abç!
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