No universo empresarial, encontramos uma grande variedade de obrigações fiscais, que têm início com o processo de contratação de um funcionário e vai até o desligamento do mesmo. É necessário estar atento a toda legislação para garantir seu atendimento e a legalidade do negócio.
Dentre as obrigações fiscais, temos o eSocial. Trata-se de uma plataforma online do governo, que concentrou a entrega das obrigações da área trabalhista para as empresas, outras pessoas jurídicas e também para pessoas físicas.
Anteriormente, era necessário preencher várias guias e entregá-las em canais diferentes. Com o eSocial, as empresas deverão utilizar apenas o sistema para o cumprimento da lei, mantendo o processo de contratação na legalidade.
A partir de agora, é muito importante sempre estar com a documentação dos colaboradores em dia! A implantação do eSocial começou em 2018 e hoje já faz parte do dia a dia das empresas.
Apesar do eSocial para SST (Saúde e Segurança do Trabalho) já estar em vigor, foram suspensas as multas e punições referentes às inadimplências durante o ano para que as empresas possam se adaptar à nova legislação.
A partir de janeiro de 2023, multas serão aplicadas para as empresas que não cumprirem com as obrigações.
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O que é o eSocial dentro das obrigações fiscais?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho.
Faz parte do SPED – um projeto que busca modernizar vários processos envolvendo obrigações fiscais e, assim, reduzir a burocracia que limita o setor empresarial brasileiro.
A plataforma surgiu para digitalizar e condensar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. O que facilita o cumprimento das obrigações fiscais por parte das empresas.
Dessa forma, não se trata de uma nova obrigação tributária acessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Isso significa que as legislações específicas de cada área não são alteradas, mas apenas simplifica a forma de atendê-las.
Ou seja, a prestação das informações pelo eSocial substitui o procedimento do envio das mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho, digitalizando esse processo.
Empresas obrigadas aos eventos de SST
Como citamos acima, a partir de 2023, todas as empresas estarão obrigadas aos eventos de SST do eSocial, salvo algumas exceções para MEI e pequenas empresas. Nesse sentido, o Governo Federal definiu algumas situações especiais para as pequenas empresas, com o objetivo de atender às condições econômicas e estruturais do país.
A implantação dos eventos de SST segue um cronograma que divide as empresas em 4 grupos, baseados no faturamento. Veja a seguir:
- Grupo 1 – Empresas com faturamento superior a R$78 milhões.
- Grupo 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
- Grupo 3 – Pessoas jurídicas (empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos).
- Grupo 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais:
Durante o ano de 2022, todos os 3 (três) primeiros grupos já se encontram em vigor, restando apenas o 4º grupo, que entra em vigência a partir de 2023.
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Os eventos de SST no eSocial
Os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) são a nova forma de cumprimento das obrigações tributárias acessórias relacionadas à obrigatoriedade de emissão da CAT e da elaboração e atualização do PPP. Assim, irão substituir os atuais formulários utilizados para o cumprimento dessas obrigações.
Esses eventos estão diretamente relacionados à SST. Porém, existem ainda dados que são provenientes de outros eventos e que são utilizados para complementar as informações que são exigidas pelos formulários que foram substituídos.
Os eventos de SST são basicamente três: S-2210, S-2220 e S-2240.
Evento S–2210
Refere-se à Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) e deve ser utilizado para comunicar acidente de trabalho pelo declarante, mesmo que não haja afastamento do colaborador de suas atividades laborais.
Evento S-2220
Diz respeito ao Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) e detalha todas as informações relacionadas ao monitoramento da saúde do trabalhador (avaliações clínicas), durante todo o vínculo laboral com o declarante, por colaborador, incluindo também os exames complementares aos quais foi submetido, com as respectivas datas e conclusões.
Evento S-2240
É utilizado para registrar as condições ambientais de trabalho pelo declarante, indicando as condições de prestação de serviços pelo trabalhador, bem como para informar a exposição ocupacional aos agentes nocivos e o exercício das atividades descritos na “Tabela 24 – Agentes Nocivos e Atividades – Aposentadoria Especial” do eSocial.
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Os eventos de SST, no âmbito da legislação previdenciária, têm relação direta com um importante documento: o Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP. Em 2023, o PPP será eletrônico, composto pelas informações dos eventos de SST, o que obriga as empresas a estarem atualizadas e adaptadas ao eSocial.
Como enviar os eventos ao eSocial
Os eventos podem ser enviados ao eSocial pelo próprio portal ou através de softwares integrados. O mercado se adaptou à demanda, e não foi diferente desta vez. Desde sua implantação, softwares surgiram com plataformas que possibilitam o envio e transmissão dos eventos, de forma integrada aos departamentos de contabilidade da empresa.
Com a obrigatoriedade aos eventos de SST, as empresas têm optado por implementar softwares que sejam integrados com o gerenciamento de riscos ocupacionais, não sendo necessário elaborar separadamente os documentos e os eventos, pois, com essas ferramentas, tudo é gerado de forma conjunta.
Multas nas obrigações fiscais
As multas referentes aos eventos de SST no eSocial são mais preocupantes do que as multas de Normas Regulamentadoras, porque elas são aplicadas sobre cada colaborador afetado pelo descumprimento.
Para saber sobre as multas referente ao não atendimento ao eSocial (SST), é preciso conhecer as leis que regem a Previdência Social e as tributações na saúde e segurança do trabalho. E essas tributações são encontradas apenas em Decretos e Instruções Normativas. Dessa forma, é necessário conhecer como se aplicam as tributações no âmbito da SST.
Para compreender melhor a tributação na SST, é preciso saber sobre o SAT – Sistema de Administração Tributária. De acordo com o SAT, existem obrigações fiscais principais e acessórias.
As principais são relacionadas aos pagamentos de tributos para a Receita Federal e as acessórias dizem respeito às informações a serem prestadas, o que inclui os eventos do eSocial. Isso significa que não enviar eventos de SST ou enviar informações erradas resulta no pagamento errado dos tributos à Receita Federal, que é uma obrigação principal.
Por exemplo: não enviar o S-2240 de ninguém da empresa significa multa sobre cada colaborador afetado e é aí que reside a grande preocupação em relação às multas devidas ao eSocial. Como consequência, as multas e punições pela Receita Federal tendem a ser muito maiores do que aquelas referentes aos laudos e programas de Normas Regulamentadoras (NR 28).
Para o eSocial, o cuidado deve ser redobrado!!!!
Com a implantação do eSocial e do PPP eletrônico, as fiscalizações referentes ao RPS – Regulamento da Previdência Social (Decreto nº 3.048 de 06 de maio de 1999) serão integralmente digitais. O que torna as auditorias das obrigações fiscais muito mais assertivas.
Dessa forma, as empresas precisam ficar cada vez mais atentas em relação aos eventos de SST para não ficarem inadimplentes.
Impactos do eSocial
A implantação do sistema deixou as relações entre empregadores e colaboradores muito mais transparentes, sendo esse um fator especialmente importante para aquelas empresas que não contavam com um controle eficiente das rotinas de trabalho.
Adaptar-se a esse novo sistema não foi e não será fácil. Porém, podemos citar como impactos positivos dessa nova realidade:
- Aumento da eficiência
- Necessidade de um maior conhecimento da legislação trabalhista
- Integração com segurança e medicina do trabalho, dentre outros.
O eSocial é um sistema contínuo, ou seja, é imprescindível estar atento à manutenção do seu fluxo de informação.
O sistema como parte de um ambiente corporativo não se restringe apenas à sua implantação, mas exige uma demanda por continuidade.
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